Rutiner for koordinering og informasjonsutsending til representantskapsmøter for IKS
Det er vedtak i Regionrådet om å samordne utsendingen av informasjon knyttet til IKS-selskapenes representasjonsmøter. Selskapene skal fremdeles sende innkalling, sakspapirer og protokoll til kommunenes postmottak, men representantskapsmedlemmenes tilgang til dokumentene skal forenkles.
Regionrådets sekretariat vil gjøre møtedokumentene tilgjengelige for representantskapets medlemmer på www.indreregion.no.
Rutiner - representantskapsmøter
1. Tidspunkt for gjennomføring av fellesdagen for representantskapsmøtene publiseres på www.indreregion.no senest 2 måneder før møtet. Regionrådets sekretariat sender ut mail til representantskapsmedlemmer, styreledere og daglige ledere om dato/tid/sted for fellesdagen for representantskapsmøtet.
2. Daglig leder er ansvarlig for å sende regionrådets sekretariat innkalling med saksliste og sakspapirer to uker før representantskapsmøtet slik at dette kan publisere på www.indreregion.no
3. I etterkant av møtet skal signert protokoll skal sendes regionrådets sekretariat for publisering på hjemmesiden senest to uker etter avholdt møte.
Oppdatering av kontaktinformasjon
For at regionrådssekretariatet skal kunne ivareta sitt informasjonsoppdrag, er det viktig at selskapene oppdaterer oss om evt. endringer i kontaktinformasjon på representantskapsmedlemmer, styreleder og daglig leder.
Rutiner for koordinering og informasjonsutsending til representantskapsmøter for IKS - til utskrift.